Overstappen van boekhouder
Jij zegt op bij je huidige kantoor. Wij vragen het dossier op, lezen de XAF of beginbalans in en zetten de machtigingen om. Ook midden in het jaar.
Opzegtermijn
Je boekhouder opzeggen begint bij je overeenkomst, niet bij 1 januari.
De administratie kan op iedere overnamedatum doorgaan. Je opdracht bij het oude kantoor kan wel een opzegtermijn of minimumlooptijd hebben. Controleer daarom eerst het contract en zet de taakverdeling rond de eerstvolgende deadline op papier.
- Lees de opdrachtbevestiging en voorwaarden Daar staat of je een opzegtermijn, minimumlooptijd of vaste einddatum hebt. Overstappen kan midden in het jaar; het contract bepaalt wanneer de oude opdracht eindigt.
- Verdeel het lopende werk vóór je opzegt Leg vast wie de eerstvolgende btw-, loon- of jaaraangifte doet. Zo staan twee kantoren niet hetzelfde tijdvak te verwerken en blijft er ook niets liggen.
- Zeg schriftelijk op met een duidelijke datum Noem de gewenste einddatum en vraag om een bevestiging. Zet erbij dat het overdrachtsdossier naar je nieuwe boekhouder mag.
De overdracht
Een saldo overtikken is geen overdracht.
Veranderen van boekhouder gaat mis als alleen de stand wordt overgezet. Dit is het dossier, met per stuk waarom het mee moet.
- Grootboek en beginbalans Anders beginnen je saldi bij nul en klopt je vermogen niet meer.
- De laatste jaarrekening Het vertrekpunt voor het lopende boekjaar.
- De ingediende aangiftes Zodat we kunnen zien of de boekhouding en de aangiftes op elkaar aansluiten.
- Openstaande debiteuren en crediteuren Wie moet er nog betalen, en aan wie sta jij nog iets open.
- Loonstukken en contracten Alleen als je personeel hebt. Inclusief de opgebouwde vakantierechten.
- De machtigingen De oude intermediair eruit, wij erin. Dat regelen wij met jouw akkoord.
Het pakket
Welke bestanden neem je mee uit je boekhoudpakket?
Deed je het zelf in Exact, Snelstart, Moneybird of e-Boekhouden? Het pakket blijft achter. De cijfers komen mee.
- Je deed het zelf Exact, Snelstart, Moneybird of e-Boekhouden. De cijfers staan in jouw pakket, niet bij een kantoor.
- Exporteer boekingen én documenten Vraag een auditfile (XAF) als je pakket die ondersteunt. Bewaar daarnaast facturen, bonnen, bankafschriften en aangiftes; één export bevat niet vanzelf het hele dossier.
- Wij lezen het in We controleren de export, beginbalans en open posten. Beëindig je oude pakket pas wanneer de overdracht en toegang tot je archief zijn gecontroleerd.
Een voorbeeld: Moneybird beschrijft de auditfile-export apart van de back-up met factuurbijlagen. Controleer beide voordat je de toegang beëindigt.
Het moment
Midden in het jaar overstappen: de knip zit in wie het doet.
Overstappen kan het hele jaar door. Stap je in juli over, dan is dat geen half jaar met een gat erin. Het is één boekjaar waarvan de eerste helft door een ander is gedaan.
Eén jaarrekening en één aangifte over het hele jaar, over beide periodes heen
- Niet wachten tot januari Dat hoeft niet en het is zelden in jouw belang. Hoe langer je wacht, hoe langer het blijft zoals het is.
- Ook midden in een kwartaal Spreek af wie de volledige btw-aangifte over dat kwartaal indient en hoe de boekingen van vóór de overdracht meekomen.
- Eén jaarrekening over het hele jaar De knip zit in wie het werk deed, niet in je boekjaar. Het jaar wordt in één keer afgesloten.
Eerlijk gezegd
Boekhouder opzeggen, ook als het bij jou niet netjes ligt.
Een nieuwe boekhouder neemt het over zoals het ligt. Uitstellen maakt het alleen groter.
- Je administratie loopt maanden achter Dan begroten we het inhaalwerk apart en vooraf, zodat je weet waar je aan begint. Daarna loopt het gewoon mee in je maandbedrag.
- Je vorige kantoor werkt niet mee Je eigen administratie, bonnen en facturen zijn van jou en mogen niet worden achtergehouden. Bij een openstaande rekening mag een kantoor wel zijn eigen werkstukken vasthouden. Loopt het vast, dan schrijven wij de brief.
- Er ontbreken bonnen of facturen Wij vragen ze op bij je leveranciers. Wat echt weg is, boeken we zonder btw-aftrek en dat vertellen we je erbij.
- Je weet niet of het klopte Wij leggen de laatste aangiftes naast de boekhouding voordat we verdergaan. Zit er een verschil in, dan hoor je het, ook als dat ongemakkelijk is.
Wij vragen bij een kennismaking naar je laatste jaarrekening en je laatste aangifte. Niet om je te beoordelen, maar omdat we willen weten wat we overnemen voordat we een prijs noemen. Blijkt daaruit dat je huidige kantoor het gewoon goed doet, dan zeggen we dat ook.